Stappenplan voor
digitale toegankelijkheid

In het algemene artikel over digitale toegankelijkheid, komt het belang naar voren van digitale toegankelijkheid voor websites en online toepassingen. Hoe transformeer je je organisatie naar een die toegankelijkheid als kernwaarde voert? In dit artikel geef ik een aantal eerste stappen en ideeën om je op weg te helpen. 

Stappenplan voor een digitaal toegankelijke organisatie

Het pad naar het volledig toegankelijk maken van je online communicatie, toepassingen en diensten kan overweldigend overkomen. Zeker als je als organisatie hier nog een start mee moet maken. Toch is er goed nieuws: het is echt voor iedereen mogelijk om met relatief weinig inspanningen resultaat te behalen. Van daaruit kun je verder gaan denken over de volgende stappen om toegankelijkheid te verankeren binnen alle facetten van je organisatie.

Maar hoe zorg je ervoor dat digitale toegankelijkheid bij jouw organisatie op de agenda komt? En wat doe je daarna? Ik leg je in 8 stappen uit hoe je digitale toegankelijkheid in jouw organisatie op de kaart zet, het belang ervan laat inzien en ik geef je praktische handvatten om het uit te voeren.

1. Het begint bij bewustwording

De eerste stap begint bij het meekrijgen van betrokkenen binnen je organisatie. Om toegankelijkheid te verankeren binnen je organisatie heb je mensen nodig die verantwoordelijk zijn voor visie en beleid, marketing en communicatie, ICT, budgetten en - uiteindelijk - het toepassen van de richtlijnen. 

Denk bijvoorbeeld aan: bestuur en management, beleidsmedewerkers, product owners, document beheerders, communicatie medewerkers en adviseurs, huisstijlbewakers en vormgevers.

Heb je ze allemaal direct nodig? Nee, in eerste instantie gaat het om ontwikkelen van visie, beleid en het krijgen van mandaat en middelen. Dus het gaat eerst vooral om steun van bestuur en management. Zonder die steun kan een organisatie digitale toegankelijkheid nooit structureel doorvoeren.

2. Start met “waarom”

Zeker nu het voor sommige organisaties verplicht is om online communicatie en diensten toegankelijk te maken, gaat men vaak direct door naar de technische kant en het uitvoeren: het “wat” en “hoe”. We moeten het toch gaan doen, dus laten we vooral aan de slag gaan. Doel bereikt, verplichting voldaan.

Toch is het belangrijk dat je als organisatie leert waarom toegankelijkheid nut heeft. Het geeft inzicht en helpt bij het nemen van beslissingen en het uitstippelen van een strategie voor de langere termijn. 

Toon aan dat toegankelijkheid verder gaat dan het bedienen van een bepaalde doelgroep. Het biedt voordelen op het gebied van klantervaring, conversie en retentie op websites, merkbeleving en zoekmachinevriendelijkheid. Dat zijn argumenten die zakelijk gezien hout snijden. 

3. Ruim misverstanden uit de weg

Laten we eerlijk zijn: een functiebeperking wordt vaak in eerste instantie geassocieerd met rolstoelen, blinden en doven of een verstandelijk handicap. Dat is een groep waar de meeste organisaties niet dagelijks mee te maken hebben. 

Maar toegankelijkheid gaat over een veel breder deel van de samenleving. Het feit dat we het hebben over een doelgroep van minimaal 4 miljoen Nederlanders, en dat het grootste deel daarvan vooral moeite heeft met lezen en begrijpen van tekst, is voor veel mensen vaak een echte eye-opener. 

Maak teksten begrijpelijk en leesbaar

Als organisatie kun je daar ook direct iets mee: teksten begrijpelijk en leesbaar maken is iets waar je meteen mee kunt beginnen. Je bereikt daarmee direct een groter publiek, en goed gestructureerde tekst heeft voordelen voor je vindbaarheid. De kosten zijn ook relatief laag, tekstschrijven deed je toch al. 

Voilà, de eerste mijlpaal kan al direct gezet worden. 

4. Kruip in de huid van deze doelgroep

Het is lastig om je voor te stellen wat iemand met een functiebeperking ervaart als je er zelf geen hebt. Daarom kun je iemand die er dagelijks mee te maken heeft een presentatie laten geven. Deze kan vanuit persoonlijke ervaring het belang van toegankelijkheid toelichten voor zijn of haar specifieke beperking. En je misschien meteen helpen met een aantal praktische handvatten om bepaalde drempels weg te nemen.

Maar probeer je zo breed mogelijk te oriënteren, niet iedere functiebeperking is hetzelfde. Doe dus daarnaast ook inzichten op in de behoeften van mensen met andere vormen van een beperking en kijk hoe jouw organisatie hiermee om kan gaan.

Op termijn is het aan te raden om een testpanel of een klankbordgroep samen te stellen van ervaringsdeskundigen, die je actief om feedback kunt vragen. 

5. Voer een nulmeting uit

Het is goed om eerst te bepalen waar je als organisatie staat. Een nulmeting geeft je hier inzicht in. Hoe staat het met de website, met folders en PDF’s? In hoeverre zijn er aanpassingen gewenst in de vormgeving of misschien zijn er extra regels nodig voor de huisstijl? Zijn video’s te begrijpen voor doven en slechthorenden?

Je website kun je toetsen met online tools, maar het is beter om een expert in te schakelen. Deze kan je ook inzicht geven in zaken die dieper gaan dan techniek en code. 

Na de nulmeting heb je een aantal punten waar je aan kunt werken en waarmee je je voortgang kunt meten. 

6. Plan voor de toekomst

Het is een utopie om te denken dat je alles in één keer kunt oplossen. Zelfs al kom je redelijk positief uit de nulmeting, je zult je kennis bijvoorbeeld actueel moeten houden en kunnen inspelen op nieuwe regelgeving en ontwikkelingen.

Daarom heb je een plan nodig om te bepalen wanneer je wat gaat uitvoeren. Dit plan maak je samen met de belangrijkste betrokkenen binnen je organisatie, want je zult mandaat en middelen nodig hebben om het uit te kunnen voeren. Bepaal ook wie er verantwoordelijk is voor ‘wat’ en op ‘welk’ moment. Zo weet iedereen wat er van hem verwacht wordt.

Stel samen heldere doelen op en kijk wat er nodig is om die te bereiken. Bepaal de mijlpalen en ga pas door naar de volgende mijlpaal als de laatste gehaald is. Begin met de mijlpalen die eenvoudig haalbaar zijn. 

7. Kennis en ervaring borgen

Een belangrijk onderdeel van een toegankelijke strategie is ervoor zorgen dat mensen in je organisatie kennis en ervaring opdoen. Dit kan bijvoorbeeld door het volgen van workshops en trainingen. Zorg er in elk geval voor dat iedereen die een rol speelt, zich bewust is van de behoeften en wensen van mensen met een functiebeperking en de manier waarop ze gebruik maken van online diensten.

Maak toegankelijkheidsrichtlijnen onderdeel van bijvoorbeeld handleidingen en schrijfwijzers voor redacties en contentbeheerders. Besteed in deze documenten ook aandacht aan het waarom van de richtlijnen, zodat ook mensen met een ander kennisniveau het belang leren kennen. 

8. Koppel toegankelijkheid aan je kernwaarden

Vrijwel elke organisatie voert kernwaarden die definiëren waar ze voor staan en hoe ze zich daarmee gedragen richting klanten en de maatschappij. Het zou dan natuurlijk mooi zijn als je toegankelijkheid daaraan kunt koppelen. 

Zeg je als organisatie bijvoorbeeld dat je klantgericht, laagdrempelig, menselijk, sociaal of behulpzaam bent? Of is maatschappelijk verantwoord ondernemen onderdeel van je bedrijfsvoering? Dan hoort digitale toegankelijkheid daar eigenlijk gewoon bij. 

Door het te koppelen aan jouw kernwaarden wordt de kans van slagen een stuk groter. En kun je misschien zelfs op termijn een stapje verder kijken dan alleen online communicatie en diensten. Zo wordt toegankelijkheid pas echt een onderdeel van het DNA van je organisatie.

Tot slot

Natuurlijk zijn er nog meer stappen die je zou kunnen zetten richting een meer digitaal toegankelijke organisatie, maar ik hoop je met deze 8 stappen alvast op weg te helpen.

Heb je nog vragen? Vul dan onderstaand formulier in. We nemen zo snel mogelijk contact met je op.