In 7 stappen een CMS goed implementeren

Een succesvolle implementatie van je CMS

Het CMS, daar werk je waarschijnlijk al regelmatig mee. Je beheert hier aan de achterkant je website mee. Je vult pagina’s en maakt kleine aanpassingen. Enorm belangrijk dat dit prettig werkt en vooral ook: dat het bijdraagt aan heldere, toegankelijke communicatie met je doelgroep.

Misschien knaagt het. Bijvoorbeeld omdat het CMS zoveel jaar geleden is geïmplementeerd, waardoor een onderhoudsbeurt nodig is. De digitale wereld verandert immers snel. Of omdat je een nieuw CMS overweegt. Hoe maak je nu de juiste keuze, en zorg je ook nog eens voor optimale implementatie van je CMS? We nemen je mee in 7 stappen om dat voor elkaar te krijgen. 

Stap 1: Bepaal het doel

Waarvoor wil je het CMS gebruiken en welke doelen horen daarbij? Dat is de hamvraag die je eerst moet beantwoorden. Het bepalen van je doel is nodig om uiteindelijk voor het juiste CMS te kiezen.

Voorbeelden van doelen zijn:

• Ik wil mijn content zo gebruiksvriendelijk mogelijk kunnen beheren, bijvoorbeeld omdat in mijn organisatie veel verschillende mensen met het CMS moeten kunnen werken
• Ik wil meer content produceren om beter zichtbaar of vindbaar te zijn, of om onze doelgroep nog beter te informeren
• Ik wil het bereik vergroten van onze content

Houd bij het bepalen van je einddoel rekening met verschillende factoren, zoals:

• De content die je genereert, inclusief het volume en de frequentie
• Eventuele problemen waar je nu tegenaan loopt bij het maken van effectieve content 

Als je deze factoren meeneemt in je afweging, vind je sneller het belangrijkste doel waar je met het CMS aan wil werken. 

Stap 1 geeft je antwoord op de vraag: 

Stap 2: Zoek een geschikt CMS

In de vorige stap is jouw doel met het CMS duidelijk geworden. Hoe vind je nu een geschikt CMS voor jouw bedrijf? Dat is geen gemakkelijke taak. Er zijn namelijk enorm veel CMS’en op de markt.

Begin dus eerst met schrappen. Een aantal van de beschikbare CMS’en past misschien niet in je budget. Die mogen alvast van de lijst. Er is nu als het goed is nog een handvol platforms over.

Zoom daarna dieper in op wat de overgebleven CMS’en op je lijst bieden en kunnen. Alleen een CMS dat alle functies voor jouw einddoel in huis heeft, haalt de eindstreep. Zet alle functies op een rij, en kruis per CMS aan wat er wel of juist niet in zit. Zo maak je voor jezelf een goede, overzichtelijke vergelijking. Dit overzicht helpt je ook om aan anderen te laten zien waarom je nu juist voor dit specifieke CMS zou kiezen. Het CMS met de beste match komt als winnaar uit de bus. 

Stap 2 geeft je antwoord op de vraag:  

-

Stap 3: Zorg dat het CMS optimaal voor je werkt

We doen weer even een paar stappen vooruit. De keuze voor het CMS is gemaakt, en de software is aangeschaft. Hoe zorg je dat het CMS nu optimaal voor je werkt? 

Het configureren van het CMS gaat over het aanmaken van gebruikersaccounts, het instellen van rechten, het personaliseren van de interface en het maken van sjablonen voor specifieke content. Voor het goed inregelen van deze zaken is aardig specialistische kennis nodig. Veel bedrijven huren daarom een expert in die dit perfect voor hen doet. 

Ook Human Digital heeft deze specialistische kennis in huis. Voor bedrijven nemen we de implementatie van het CMS van a tot z uit handen. Zo weet je zeker dat het CMS je bedrijf optimaal ondersteunt, met het beoogde einddoel uit stap 1 helder voor ogen. 
 
We configureren het CMS voor jouw specifieke behoeften, zodat je team het platform vanaf de eerste dag met het grootste gemak kan gebruiken. Wist je bijvoorbeeld dat in de meeste CMS'en onnodige opties en functies verborgen kunnen worden? Zo help je gebruikers het overzicht te houden en zich te focussen op wat ze moeten doen. Alle veelgebruikte functies kun je vervolgens nog duidelijker weergeven, zodat ze snel te vinden zijn. 

Een vraag aan het einde van stap 3, is: 

Stap 4: Migreer bestaande gegevens

Heb je al bestaande content, bijvoorbeeld uit het huidige CMS? Dan is deze stap van toepassing. 

De bestaande content wil je het liefst ook in het nieuwe CMS zetten. Dit noemen we migreren. Zo hoef je niet alles opnieuw te maken, zorg je voor continuïteit in je content en behoud je je archieffunctie. Denk naast reguliere pagina’s bijvoorbeeld ook aan blogs die je het afgelopen jaar publiceerde: ze zijn wellicht nog steeds relevant en ze laten je specialisme zien, dus zonde om verloren te laten gaan.
 
Het migreren van bestaande content naar het nieuwe CMS – we zullen er niet geheimzinnig over doen - kost best wat tijd. Tegelijkertijd is het een cruciaal proces. Het vereist zorgvuldige planning en uitvoering om de content nauwkeurig en op de juiste manier over te zetten. 

Hoe pak je dat nu aan?

1. Maak een inventarisatie van je bestaande content
2. Breng de gegevensstructuren in kaart en zet alle content om in een geschikt formaat
3. Zet mediabestanden, URL's en bijbehorende metadata over in het nieuwe CMS
4. Zorg ervoor dat ze op de juiste manier worden gekoppeld aan het juiste stuk content
   
   

Belangrijk om te weten: het overzetten van content naar het nieuwe CMS heeft effect op de ranking van je pagina in zoekmachines als Google. Zaak is om dat effect zo klein mogelijk te houden. Werk bij migratie van gegevens daarom altijd nauw samen met SEO-experts. 

Heb je deze expertise niet zelf in huis? Werk dan samen met een externe partner zoals Human Digital die je helpt kostbare fouten te voorkomen.

Een vraag aan het einde van stap 4, is: 

Stap 5: Train je gebruikers

Veel CMS’en hebben verschillende gebruikers. Denk aan: auteurs, redacteuren en SEO-medewerkers. Al die gebruikers moeten getraind worden. Zo weet je zeker dat iedereen weet hoe het CMS werkt, en het kan gebruiken waarvoor hij of zij het nodig heeft.

Daarvoor is trainingsmateriaal nodig. Bijvoorbeeld gebruikershandleidingen en instructievideo's die op elk moment beschikbaar zijn. Daarnaast is ook een virtuele of persoonlijke training voor gebruikers nodig. Zo krijgen zij voldoende vertrouwen om met het nieuwe systeem te werken. Helemaal mooi is het als je voor gebruikers een forum voor discussie en ondersteuning kunt openen, waar ze hun vragen en problemen neer kunnen leggen. 

Een vraag aan het einde van stap 5, is: 

Stap 6: Test het platform

Het CMS is optimaal ingesteld voor jouw bedrijf, de bestaande content is overgezet en de gebruikers zijn getraind: het is bijna tijd om live te gaan. Er is nog één belangrijke stap om te nemen, namelijk: het uitvoeren van grondige tests waarmee je onderzoekt of het CMS volledig functioneel, compatibel en bruikbaar is in verschillende browsers, apparaten en gebruikersscenario's. 

Het testen moet de hele levenscyclus van contentmanagement omvatten: van het maken van content tot en met het publiceren ervan. Richt je vooral op gebruikersrechten, de werking van de verschillende functionaliteiten en integraties met andere systemen of plug-ins. Pak tijdens deze stap alle problemen, bugs en knelpunten in de prestaties meteen aan. 

Een vraag aan het einde van stap 6, is: 

Stap 7: Het CMS uitrollen en onderhouden

Check, check, dubbelcheck: zijn in de vorige stap alle mogelijke scenario’s uitgebreid getest? Dan is het moment daar: het CMS kan live. 

Uitrollen van het CMS kan op twee manieren:

• Gefaseerd, waarbij het platform geleidelijk wordt geïntroduceerd bij verschillende teams
• In één keer volledig over

Welke manier het best past, is sterk afhankelijk van de grootte van het bedrijf, het aantal gebruikers en de doelen die je met het CMS in gedachten hebt. Ga je gefaseerd over, dan geef je gebruikers en de organisatie de kans om te wennen aan het nieuwe systeem. Ga je in één keer over, dan geeft dat meteen duidelijkheid.

Na een succesvolle lancering van het CMS blijft onderhoud nodig. Zo zorg je ervoor dat het platform perfect blijft functioneren. Maak dus geregeld back-ups om de bedrijfsgegevens te bewaren en werk het systeem regelmatig bij.

 
Een vraag aan het einde van stap 7, is: 

Tot slot

In dit artikel las je dat voor het succesvol implementeren van een CMS zorgvuldige planning en nauwkeurige uitvoering absoluut onmisbaar zijn. Wanneer je de bovenstaande 7 stappen volgt, leg je een solide basis voor effectief beheer van je content.

Het optimaal instellen van het CMS vraagt om specialistische kennis. Net zoals het overzetten (migreren) van bestaande content naar het nieuwe CMS. Human Digital kan hierbij helpen. Wij nemen de volledige implementatie van het CMS in jouw organisatie graag voor onze rekening. Zo kun jij je focussen op andere zaken die je aandacht nodig hebben. Wil je meer weten? Bel ons dan op 085 - 00 20 678 of mail naar hello@humandigital.nl.